Sommerzeit ist Abwesenheitsnotiz-Zeit – und die Zeit der verpassten Chancen auf einen wirklich coolen Kundenkontaktpunkt. Cool allerdings nur, wenn man weiß, wie man ihn richtig bespielt…

„Gruß von der Strandbar, genieß Deine Arbeitswoche!“ – manche Abwesenheitsnotiz ist zum Fremdschämen unlustig. Manche auch dreist: „Deine Mail wird ungelesen gelöscht, sorry!“ Die meisten kommen schnarchlangweilig daher: „Ich bin derzeit blabla, in dringenden Fällen blabla.“ Hilfe! Warum!??

Ist denn nicht klar, dass Abwesenheitsnotizen wirklich im Postfach von wirklichen Menschen landen – und oft wirklich nerven? Ja, das tun sie! Dabei könnten sie genau das Gegenteil sein: Ein wertvoller Kundenkontaktpunkt, der kurz und knackig informiert, der mit einem WOW ein Lächeln ins Gesicht zaubert und im Gedächtnis bleibt. Diese Abwesenheitsnotizen haben uns gerade neulich sehr zum Schmunzeln gebracht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Heute, Donnerstag, den 10.06.2023, feiern wir alle zusammen unser 20. Firmenjubiläum. Wenn es nicht zu spät wird und alles gut läuft, bin ich morgen früh ab 9 Uhr wieder persönlich für Sie da 🙂

Herzliche Grüße!

Eine herrliche Mischung zwischen „Wir nehmen unseren Job für Sie ernst“ und „Wir sind auch nur Menschen“, oder? Wunderbar selbstironisch fanden wir auch diese Autoreply:

Servus,

vielen Dank für deine E-Mail. Ich bin bis 28.06.2023 im Familien-Urlaub. In dieser Zeit werden E-Mails nicht bearbeitet (Anordnung meiner Frau).

Folgende Mail transportiert, dass der Mitarbeiter nicht nur einfach weg ist. Sondern unterwegs, um sich für seine Kundinnen und Kunden weiterzuentwickeln:

Hallo!

Danke für Ihre/Deine Nachricht. Ich bitte um Geduld mit meiner Antwort. Ich werde bis Donnerstagabend (13.07.) unterwegs sein, und zwar zu einem sensationellen Service-Training mit meinen Kolleg:innen und unserer Partnerin…

(Dass mit der Partnerin eine gewisse Sabine Hübner gemeint war, soll nicht unterschlagen werden, ist hier aber nicht unser Thema…) Jedenfalls: Manch ein Autoreply ist sogar schon viral gegangen – und entwickelte sich so zu (kostenfreiem) Marketing. Etwa von Microsoft-Mitarbeiterin Magdalena Rogl, die während der Pandemie auf jede Mail mit „Sorry, abwesend!“ reagierte: „I’m working from home. ‚Home‘ in my case means: a house full of pubescent children who alternatively have a life crisis. If, for once, they don’t have a life crisis, their parents have a life crisis… I am very gladful for your patience!” Ein wertvoller Einblick in die Führungskultur und damit HR-Marketing pur, oder?

Viel Aufmerksamkeit bekam auch folgende Autoreply des österreichischen Physikers und “Science Busters“ (ORF) und damaligen Direktors des Wiener Planetariums Werner Gruber: „DANKE dass Sie mir eine Email geschickt haben. Sie wird gelesen, aber leider nicht beantwortet. Ich freue ich mich über jede Post. Leider bekomme ich sehr viele Emails, also echt viele. Würde ich jede einzelne beantworten, würde mein Leben hier und jetzt enden. Ich könnte gerade noch Körperpflege betreiben und etwas schlafen.“ Sehr charmant verweist er Sonderanliegen (bzw. Sonderlinge) direkt an die UFO-Meldestelle, an Stephen Hawking, die Feuerwehr und empfiehlt ansonsten Bratkartoffeln, seine Vorträge und einen Besuch des Planetariums. Mit Erfolg – im Laufe seiner Amtszeit konnte der die Besucherzahlen verdoppeln.

Also: Abwesenheitsnotizen bitte nie wieder verwechseln mit „Haustürklingel ausschalten, ich will meine Ruhe haben“. Wir haben es hier mit einer kleinen, aber feinen und sehr mächtigen Bühne für Kundenkommunikation zu tun, die nur darauf wartet, bespielt zu werden: von Ihnen 😊

Und jetzt ab in den Urlaub!

Ihre Sabine Hübner

 

P.S.: Falls Sie vergessen haben, wann Sie wieder im Büro sein sollten und wer Sie im Urlaub eigentlich vertritt, schreiben Sie sich selbst eine Mail – Ihre Abwesenheitsnotiz weiß alles.

P.P.S.:

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